訃報・亡くなったという報告メールを受け取った時の失礼ない返信方法とは?

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インターネットの普及により、最近は誰かが亡くなった場合、訃報をメールで報告するケースも多くなってきています。

訃報は急を要することが多いため、たとえメールで知らせても相手に失礼には当たりません。

しかし訃報を受け取った方はどのように返信したらよいか迷ってしまいますよね。

ここではそんな方のために、亡くなったという訃報をメールで受け取った場合、どのように返信すればよいのか例文を挙げて述べていきたいと思います。

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亡くなったというメールの時の件名や記入の仕方とは?

メールの件名にはお悔やみの言葉、また氏名を記入します。

件名に氏名を記入しておくと、メールを送信した相手が誰であるのか遺族側にすぐわかるのでよいでしょう。

例えば「お悔やみ申し上げます ○○(氏名)」「○○です。お悔やみ申し上げます」というように件名に記入します。

葬儀の日程について知りたい場合は?

葬儀の詳しい日程について知りたいと遺族側に知らせたい場合は、その旨を本文に記入するとよいでしょう。

例えば

「私の大切な友人の○○の訃報を知り大変驚いています。今すぐ○○の所へ駆けつけたいところですが、なにぶん遠方のためご容赦ください。

つきましては○○の葬儀にはぜひ出席させていただきたいです。もし日程が決まりましたらお教え願えませんでしょうか。

ご遺族様にとってはお辛い中ではございますが、1日でも早くお心が安らかになりますようお祈りいたしております。

ご遺族様のお身体が心配です。何卒無理をなさらぬようお身体ご自愛ください」

というように故人に対するお悔やみと、遺族に対する心遣いを見せるような文面にするとよいでしょう。

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葬儀に参列する場合は?

葬儀に参列したい場合は、前述の文面の

「つきましては○○の葬儀にはぜひ出席させていただきたいです。もし日程が決まりましたらお教え願えませんでしょうか。」

の後に

「○○の葬儀でお焼香させていただければと思っております。」

という一文を付け加えるとよいでしょう。

葬儀を欠席する場合は?

やむを得ず葬儀を欠席しなければならない場合は、丁寧に参列を断り、また哀悼の意を表すことが大切です。

メールにはお悔やみの言葉とともに「遠方のため葬儀に参列できず、申し訳ありません。」という一文を付け加えておきましょう。

相手別の訃報を知らせるメールの返信方法とは?

以下では、会社の上司や同僚、また友人が亡くなった際にメールで報告を受けた場合の返信方法について、それぞれ相手別に例文を挙げて述べていきたいと思います。

会社の上司が亡くなった場合

会社の上司が亡くなった場合は、件名に所属部署と氏名を記入しておくと遺族側にも分かりやすく親切です。

例文としては

件名「○○(部署名)○○(氏名)より、お悔やみ申し上げます。」

本文「○○様のご逝去を知り、心からお悔やみ申し上げます。○○様には仕事のノウハウを教えていただき、大変お世話になりました。

ご遺族の皆様、どうかくれぐれもご無理をなさいませんように。メールでのお悔やみとなりましたこと、大変申し訳ありません。

何かお手伝いできることがありましたら、いつでもご連絡ください。」

というように記入するとよいでしょう。

友人が亡くなった場合

友人が亡くなった場合は、葬儀の準備などで忙しい遺族側に配慮し、なるべく簡潔に哀悼の意を伝えるように心がけましょう。

件名「○○(氏名)より、お悔やみ申し上げます。○○の突然の訃報の知らせに大変驚いています。

遠方にいるためすぐに駆けつけられず大変申し訳ありません。何か私にできることがありましたらご連絡ください。

ご遺族の皆様もくれぐれもご無理をなさらず、お身体ご自愛ください。」

というような内容にするとよいでしょう。

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まとめ

訃報の報告をメールで受け取ったら、なるべく早く遺族に返信するように心がけましょう。

また葬儀の日程についてや参列の有無などを知らせることもとても重要です。

会社の上司や友人が亡くなった場合も、お悔やみはもちろん残された遺族に対する心遣いも忘れないようにしましょう。 

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