お悔やみのお礼の言葉をメールで受け取った場合の返信方法は?

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通常であればお悔やみのお礼は葉書を送るのが一般的ですが、近年ではメールで返信することも増えてきています。

もしお悔やみのお礼の言葉をメールで受け取ったら、礼儀正しく丁寧な文面で返信するのが社会人としてのマナーであると言えます。

そこでここでは、お悔やみのお礼の言葉をメールで受け取った場合のや返信方法、また文例などについて述べていきたいと思います。

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お悔やみのお礼の言葉に返信する際気をつけるべきこととは?

以下では、お悔やみのお礼の言葉に返信する際気をつけるべきことやマナーなどについて述べていきたいと思います。

件名は変えずに返信する

喪主など故人の遺族からお礼のメールが届いた際、または件名が「葬儀参列のお礼」などとなっている場合には、件名を変えずにそのまま返信しましょう。

その方が遺族側にとっても分かりやすく親切であると言えます。

本文にはまず宛名を明記する

メールの本文の冒頭には、まず宛名を明記するようにしましょう。

例えば友人や知人の場合は「○○様」職場の上司や同僚なら「○○部長」など、また取引先の方へ返信する際には「株式会社○○ 営業部 ○○様」というように部署名や役職名なども忘れずに記載するようにしましょう。

あいさつは省略する

普段のメールであれば本文の最初に「お世話になっております」などというあいさつの言葉から書き始めますが、お悔やみのお礼の言葉に返信する際にはあいさつ文は省き以下のような文章を書き添えます。

「このたびは○○様の訃報に接し、心からお悔やみ申し上げます。」

「○○様のご逝去に際し、心からご冥福をお祈りいたします。」

これは会社関係の相手や友人、知人でも同じです。

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遺族をいたわる一文を添える

メールの本文には、大切な人を失った悲しい気持ちを抱えながら葬儀の準備などで心身ともに疲労している遺族を思いやる一文を添えるようにしましょう。

「お辛い心境かと思いますが、どうか気を落とさずくれぐれもお身体ご自愛ください」

「どうか悲しみのあまり体調を崩したりなさいませんように。何かできることがありましたら、いつでもご連絡ください」

というように相手を気遣う言葉をメールの文章中に盛り込むとよいでしょう。

ただし「元気を出してください」「頑張ってください」など、相手を追い詰めるような言葉は使わないように気をつけましょう。

忌み言葉を避ける

「ますます、たびたび」などの重ね言葉、また「死亡、死去、急死」など死を連想させる忌み言葉はメールの中で使わないように注意しましょう。

死亡や死去などという言葉は「ご逝去、急逝」などと言い換えて使用するように心がけましょう。 

この他にも重ね言葉や忌み言葉は多くありますので、あらかじめ調べておくとよいかもしれません。

お悔やみのお礼の言葉を受け取った場合の返信メールの文例!

ここでは、お悔やみのお礼の言葉をメールで受け取った場合の返信メールの文例をひとつご紹介したいと思います。 

「Re,○○のお礼

○○様

このたびはご丁寧にお礼のメールをいただき大変恐縮しております。このたびは○○様のご訃報に接し、謹んでお悔やみ申し上げます。お辛い心境かと思いますが、どうか気を落とさずにくれぐれもご自愛ください。○○様が安らかにお眠りになるよう心からお祈り申し上げます。○○(自分の名前)」

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まとめ

弔事に関わるメールは相手を最大限に気遣い、丁寧に礼儀正しく言葉を選んで書くことが大切です。

また、相手がたとえ職場の人であったとしても間違っても仕事に関する要件を書いたりしてはいけません。

遺族の気持ちを考え、故人の冥福を祈るような文章を書くように心がけましょう。

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