取引先からの訃報メールへの返信する際に注意すべき点とは?例文も紹介!

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パソコンや携帯電話の普及に伴い、メールやSNSでの連絡もけして珍しくない時代となりました。

特にビジネスの場においては、取り急ぎの場合はメールで連絡があることがほとんどであり、弔事においてもそれは例外ではありません。

もし取引先から訃報の連絡のメールが届いたら、先方も葬儀の手配などに追われ多忙であることが予想されるためできるだけ速やかに返信したいですよね。

そこでここでは、取引先からの訃報メールの返信する際に注意すべき点や例文などについて述べていきたいと思います。

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取引先からの訃報メールへの返信する際に注意すべき点とは?

ここでは、取引先からの訃報メールを受け取った場合、返信する際に注意すべき点についていくつか挙げていきたいと思います。

お悔やみの言葉は簡潔に述べる

遺族側は葬儀の準備などで心身ともに疲弊し余裕がない状態にあります。

ですので長々としたお悔やみの言葉は使用せず、短く簡潔にまとめることが大切です。

お悔やみの言葉としては、次のようなものが挙げられます。

「お悔やみ申し上げます」

「ご冥福をお祈りいたします」

「哀悼の意を表します」

死因などを詳しく尋ねない

親しい方がどうして亡くなったのか気になるとは思いますが、傷心の遺族に対してお悔やみの言葉とともに死因などについて詳しく尋ねるのは社会人としてマナー違反です。

遺族の気持ちを考え、このタイミングで聞くのは避けるようにしましょう。

忌み言葉や重ね言葉を避ける

忌み言葉とは、葬儀の場などで使うのを避けるべき言葉のことを指して言います。

忌み言葉として代表的なものに重ね言葉があります。

「いよいよ、ますます、たびたび、またまた、重ね重ね」というように同じ言葉を2回重ねていうものの他にも「再三、再び、なお、追って」など繰り返しを表す言葉や続きを予感させるような言葉も重ね言葉に含まれます。

また「死ぬ、死亡、生きる、生存」など直接的な言葉も禁句となっています。

メールの中で使用する場合は、「死亡」は「ご逝去」に、「生きている頃」は「お元気な頃」というように柔らかい表現に言い換えるように注意しましょう。

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取引先からの訃報メールの返信の例文をご紹介!

取引先へお悔やみメールを出す場合は、忌み言葉など避けるべき言葉に注意する他、相手側に手間を取らせないようにする配慮が必要となります。

例えば、件名なども一目でお悔やみメールだと分かるものにし、自分名前も記入します。

時候のあいさつなどは省略し、簡潔で分かりやすい文面を心がけましょう。

以下では、取引先からの訃報メールの返信の例文をご紹介したいと思います。

取引先の方が亡くなった場合

件名「哀悼の意を表します【株式会社○○ ○○より】」

本文「○○株式会社 ○○様○○様の突然の訃報に、大変驚いています。こちらの都合により葬儀に参列できず、申し訳ありません。略儀ながらメールにてお悔やみ申し上げます。心からご冥福をお祈りいたします。」

取引先の方が母親を亡くされた場合

件名「○○よりお悔やみ申し上げます」

本文「○○株式会社 ○○様このたびは、○○様のご身内にご不幸があったと聞き、心からお悔やみ申し上げます。ここに謹んで哀悼の意を表しますとともに、ご母堂様のご冥福をお祈り申し上げます。直接お目にかかり、お悔やみを申し上げたいところではございますが、略儀ながらメールで失礼いたします。」

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まとめ

お悔やみの気持ちをメールで伝えることはなかなか難しいことです。

社会人としてのマナーや常識などはもちろんですが、特に訃報メールの場合は相手側の気持ちを思いやり、どのように悲しみに寄り添えばよいのか、そうしたことを考えながらメールをすればきっと相手にも気持ちは伝わるはずです。

また忌み言葉などにも気を付けて、社会人としてのマナーをきちんと守ったメールを送るようにしましょう。

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