お悔やみのメールを部下に送る際の守るべきマナーとは?例文もご紹介!

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お悔やみの言葉を送る際、最近では相手との関係性や状況などにより、弔電や電話などの代わりにお悔やみをメールで伝える機会も多くなってきました。

しかし、例えばお悔やみの言葉を部下にメールで伝える際、どのような文章を書いて送ったらよいか困ったという経験をされた方も実は多いのではないでしょうか?

ここではそんな方のために、お悔やみのメールを部下に送る際の文章やマナーなどについて、例文などを挙げて述べていきたいと思います。

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会社の部下へのお悔やみメールの文例

以下では、会社の部下へのお悔やみメールの例を一般的なもの、また勤務地が遠く葬儀に行けない場合の2つをご紹介していきたいと思います。

1)一般的なお悔やみメール

件名「○○(名前)よりお悔やみ申し上げます」

本文「○○様(個人名や尊称)のご逝去に際し、心よりお悔やみ申し上げます。心身ともに大変な時だとは思いますが、どうかご無理をなさいませんようご自愛ください。メールでのお悔やみとなりましたこと、改めてお詫び申し上げます。何かお手伝いできることがありましたら、いつでもご連絡ください。」

2) 勤務地が遠く葬儀に行けない場合のお悔やみメール

件名「○○支社○○(名前)よりお悔やみ申し上げます」

本文「○○様(個人名や尊称)のご逝去に際し、心よりお悔やみ申し上げます。遠方のためメールでのお悔やみとなりましたこと、改めてお詫び申し上げます。どうか気を落とさず、お身体に気をつけてください。ご冥福をお祈りいたしております。」

部下の身内が亡くなった場合は、会社側が弔電を打つこともありますが、忌引き明け前にメールでお悔やみを伝えることも大事なことであると言えます。

お悔やみメールを打つ際には、相手に対する心遣いも忘れないようにしましょう。

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お悔やみメールの文面の書き方は?

ここでは、お悔やみメールの書き方や気をつける点などについて述べていきたいと思います。

簡潔に相手に分かりやすく書く

お悔やみメールの場合、葬儀の準備などで忙しい相手に余計な手間をかけさせないよう、余分な情報を省きなるべく簡潔にお悔やみの気持ちを伝えるようにしましょう。

時候のあいさつなども不要ですので、すぐ本題に入るようにしてください。

本文は分かりやすく、相手に哀悼の意が伝わりやすい文章を書くように心がけましょう。

故人に対しては敬称を用いる

お悔やみの言葉をメールで伝える際には、故人に対しては遺族との関係性に応じた敬称を用いるようにしましょう。

代表的な敬称には

お父さん「お父様、お父上様、ご尊父様」

お母さん「お母様、お母上様 ご母堂様」

お祖父さん「お祖父様」

お祖母さん「お祖母様」

というようなものがあります。

忌み言葉を避ける

忌み言葉とは、不幸なことを連想させる言葉です。

「まだまだ、重ね重ね、重々」や「引き続き」「これからも」など、また「切れる、消す、失う」などという言葉は不幸が続くことを連想させる言葉ですので避けた方がよいでしょう。

また「死」や「亡」など死を連想させる言葉を使うこともNGです。

お悔やみメールを送る際の文面では、代わりに「ご逝去」という言葉を使うようにしましょう。

また「ご存命の頃」「生きていた頃」という表現も避けた方がよく、「ご生前」と言い換えるのが一般的となっています。

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まとめ

お悔やみのメールを部下に送る際には、相手の今置かれている状況を考慮してなるべく簡潔な言葉で、しかし相手に対する心遣いも忘れないような内容のメールを送るようにしましょう。

その際には忌引き明け前にメールでお悔やみを伝えられるような、なるべく早目にメールを送るように心がけるとよいでしょう。

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